Кейс по внедрению Битрикс24 в компанию "Бирки"

1. Краткое описание компании
Название компании: Бирки
Число сотрудников: Более 50
Основная деятельность: Производство бирок для производителей маркетплейсов, офсетная печать и другие виды печати.
2. Проблемы до внедрения CRM
Компания "Бирки" столкнулась с множеством вызовов, которые усложняли её работу и мешали расти. В старой CRM-системе было несколько дублирующих друг друга воронок продаж, что приводило к путанице и потере клиентов. Кроме того, управление производственным процессом было затруднено: не всегда было понятно, что и когда произведено. Сотрудники использовали множество Google Таблиц, что создавало хаос и не позволяло быстро находить нужную информацию. А общение с клиентами велось через групповые чаты, что усложняло контроль за взаимодействиями.
3. Цели и задачи внедрения Битрикс24
Компания "Бирки" стремилась:

• Уйти от использования многочисленных Google Таблиц и создать единое пространство для работы.
• Упорядочить общение с клиентами, сделав его более удобным и прозрачным.
• Оптимизировать внутренние процессы, чтобы каждый сотрудник мог сосредоточиться на своих задачах.

4. Процесс внедрения
Анализ и разработка решения:
После детального анализа текущих процессов мы выявили все основные проблемы и предложили решение на базе Битрикс24. Было важно не только перенести все данные, но и настроить систему таким образом, чтобы она отражала идеальный процесс работы компании. Мы разработали специальное приложение для автоматизации переноса данных, включая переписки, комментарии и историю сделок.
Настройка и оптимизация процессов:
Мы разделили сотрудников на несколько ключевых ролей: фермер, хантер и квалификатор. Это позволило создать три воронки:

1. Воронка квалификации — для первичной оценки клиентов.
2. Воронка первичных продаж — для работы с новыми клиентами.
3. Воронка повторных продаж — для постоянных клиентов.

Система для дизайнеров:
Особое внимание мы уделили дизайнерам, которым важно было оставаться на связи с клиентами, не раскрывая свои личные контакты. Мы настроили процесс общения через Битрикс24, что позволило клиентам общаться с одним и тем же номером, не путая, с кем они говорят. Это упростило взаимодействие, а менеджеры по продажам получили возможность контролировать процесс работы дизайнера и оперативно подключаться, если необходимо скорректировать заказ или обсудить условия.
Контроль за оплатами и производством:
Мы ввели строгие правила, запрещающие отгрузку товаров без оплаты. Это было реализовано через интеграцию со счетами в Битрикс24: если оплата не поступила, сделка не может продвигаться дальше по воронке. За этим процессом следит бухгалтер, а менеджеры не могут изменять статус оплаты, что исключает ошибки и минимизирует финансовые риски.
Фермеры в своей воронке производства могут следить за тем, как продвигаются заказы, и своевременно реагировать, если что-то идет не так. Однако они не принимают решений об отгрузке — это автоматизированный процесс, направленный на как можно более быструю отгрузку, но строго при наличии оплаты. Таким образом, каждый занимается своим делом, и система работает слаженно, как единый механизм, где все контролируют друг друга.
5. Результаты после внедрения

• Удалось устранить множество рутинных задач и ненужных коммуникаций, что позволило сотрудникам сосредоточиться на своих прямых обязанностях.
• Работа стала более прозрачной и управляемой: каждый видит только ту информацию, которая ему необходима.
• Существенно сократилось количество ошибок, связанных с отгрузкой товаров без оплаты, что положительно сказалось на финансовой стабильности компании.
• Клиенты теперь получают более качественное обслуживание, а сотрудники работают в комфортных условиях, что увеличило общую продуктивность.

6. Заключение
Внедрение Битрикс24 стало важным шагом для компании "Бирки", помогая ей упорядочить процессы, снизить риски и улучшить качество работы. Благодаря слаженной работе команды и новой системе компания достигла значительных успехов и готова к дальнейшему росту.